Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van Flowplane: de console op flowplane.eu, de MCP- en API-adressen die we je geven, de tunnel, het geheugen en elk ander onderdeel van de dienst. Wanneer je een account aanmaakt en het vakje aanvinkt onder “Voor je begint”, aanvaard je ze, samen met de privacyverklaring. Zolang Flowplane in de pilotfase is, geldt bovendien de pilotovereenkomst.
1. Wie we zijn
Flowplane wordt uitgebaat door LMG OPTIMIZE BV, een Belgische besloten vennootschap met maatschappelijke zetel te Hollebekestraat 10, 8953 Wijtschate, België, ondernemingsnummer 0785.858.168, btw BE0785858168 (“wij”, “ons”).
Je bereikt ons via hello@flowplane.eu of +32 472 71 46 37. Kennisgevingen over deze voorwaarden gaan naar hetzelfde adres.
2. Begrippen
- Account: de aanmelding van één persoon, via Google, Microsoft of een code per e-mail.
- Werkruimte: de ruimte waarin een organisatie of één persoon Flowplane gebruikt. Een werkruimte heeft een eigenaar, kan beheerders en leden hebben, en bevat haar connectoren, agents, regels, geheugen en logboek.
- Klant of je: de onderneming of persoon aan wie een werkruimte toebehoort. Bij een bedrijfswerkruimte is dat de onderneming, en de persoon die ze aanmaakt bevestigt dat hij of zij de onderneming mag verbinden.
- Gebruiker: iedereen die de klant toelaat tot zijn werkruimte.
- Agent: een AI-assistent, script of andere software die Flowplane aanroept namens een gebruiker of namens de werkruimte.
- Connector: een koppeling tussen de werkruimte en een toepassing van een derde of een systeem in je eigen netwerk, zoals Google Workspace, Microsoft 365, Odoo of een server die via een tunnel bereikt wordt.
- Klantgegevens: alles wat jij, je gebruikers en je agents in Flowplane plaatsen of erdoor sturen, met inbegrip van opgeslagen aanmeldgegevens, geheugenitems en het activiteitenlogboek van je werkruimte.
- Abonnement: Personal, Personal Pro, Company of Custom, zoals beschreven op https://flowplane.eu/nl/pricing/ en in de console.
3. Wat Flowplane doet
Flowplane geeft je agents en je software één plek om de toepassingen en systemen te bereiken die je eraan koppelt. Elke aanroep loopt via Flowplane, dat nagaat wie de aanroep doet, de regels toepast die je instelt (met inbegrip van goedkeuring door een persoon waar je dat vraagt), de opgeslagen aanmelding bij de toepassing gebruikt en de aanroep vastlegt in het activiteitenlogboek van je werkruimte. Afhankelijk van het abonnement biedt Flowplane ook geheugen voor agents, tunnels naar je eigen netwerk en Watchtower.
De functies van elk abonnement zijn die welke de console toont op het ogenblik dat je ze gebruikt. We ontwikkelen Flowplane voortdurend verder en kunnen functies wijzigen, toevoegen of weghalen. Als een wijziging iets belangrijks wegneemt waarvoor je betaalt, laten we je dat minstens 30 dagen vooraf weten en mag je je abonnement beëindigen voor de wijziging ingaat, met terugbetaling van wat je vooraf betaalde voor de periode daarna.
Tenzij deze voorwaarden anders bepalen, zijn onze verbintenissen middelenverbintenissen: we doen wat een zorgvuldige aanbieder van een vergelijkbare dienst zou doen, maar we garanderen geen resultaat.
We mogen onderaannemers inschakelen om Flowplane te leveren. We blijven tegenover jou verantwoordelijk voor hen.
4. Accounts en toegang
4.1 Elk account behoort toe aan één persoon met naam. Agents, serviceaccounts en gedeelde mailboxen krijgen geen persoonsaccount; ze werken via de functies voor agents en connectoren. Accounts mogen niet gedeeld worden.
4.2 Je houdt je aanmelding, verbindingscodes, API-sleutels en MCP-adressen geheim en beperkt ze tot de personen en agents die ze nodig hebben. Vermoed je dat er een gelekt is, trek die dan in via de console en verwittig ons onmiddellijk.
4.3 De eigenaar en de beheerders van een werkruimte beslissen wie toegang krijgt, welke agents er bestaan en wat die mogen doen. Wij handelen volgens hun instellingen. Je bent verantwoordelijk voor wat er gebeurt onder de accounts, sleutels en agents van je werkruimte, tenzij het voortvloeit uit een tekortkoming aan onze kant.
4.4 Je moet minstens 18 jaar oud zijn om een account aan te maken.
4.5 Een klant die een onderneming is, zorgt ervoor dat de gebruikers die hij toelaat deze voorwaarden naleven, en laat hen weten dat hun gebruik van Flowplane wordt vastgelegd in het activiteitenlogboek van de werkruimte.
5. Connectoren en toepassingen van derden
5.1 Wanneer je een toepassing koppelt, doe je dat onder je eigen overeenkomst met de leverancier ervan. Wij zijn geen partij bij die overeenkomst en zijn niet verantwoordelijk voor de toepassing zelf, haar beschikbaarheid, haar wijzigingen of wat de leverancier doet met de gegevens die hij bewaart.
5.2 Je bevestigt dat je elke toepassing mag koppelen en je gebruikers en agents ze via Flowplane mag laten gebruiken, en dat je daarmee de voorwaarden van de leverancier niet schendt.
5.3 Een leverancier kan zijn interface wijzigen of afsluiten, de toegang beperken of onze registratie intrekken. Een connector kan dan geheel of gedeeltelijk ophouden te werken. We proberen hem binnen redelijke grenzen te herstellen, maar we kunnen niet beloven dat elke connector blijft werken.
5.4 Systemen die je via een tunnel bereikbaar maakt, blijven van jou. Je bent verantwoordelijk voor hun beveiliging, voor het up-to-date houden ervan en voor de keuze wie in je werkruimte ze mag bereiken.
6. Agents en wat ze doen
6.1 Agents handelen volgens jouw instructies. Flowplane laat hen alleen doen wat je regels toestaan, maar oordeelt niet of een handeling die je regels toestaan verstandig of juist is. Je blijft verantwoordelijk voor wat je agents via Flowplane doen, met inbegrip van de inhoud die ze versturen, wijzigen of verwijderen in gekoppelde toepassingen.
6.2 AI-modellen kunnen zich vergissen. Controleer hun resultaat voor je erop vertrouwt. Gebruik de goedkeuringsregels voor handelingen die een persoon moet bevestigen.
6.3 We gebruiken klantgegevens niet om AI-modellen te trainen, niet de onze en niet die van anderen.
6.4 Jij of je gebruikers kiezen het AI-model achter elke agent. Wat Flowplane aan een agent teruggeeft, wordt verwerkt door de aanbieder van dat model onder je eigen overeenkomst met die aanbieder, mogelijk buiten de Europese Unie. Onze verbintenissen over waar en hoe gegevens verwerkt worden, gelden voor Flowplane zelf, niet voor die aanbieders.
7. Redelijk gebruik
Je gebruikt Flowplane niet, en laat niemand het gebruiken, om:
- de wet of de rechten van anderen te schenden, waaronder privacy, intellectuele eigendom en vertrouwelijkheid;
- toegang te krijgen tot systemen, accounts of gegevens waarvoor je geen toestemming hebt;
- spam of malware te versturen, of systemen aan te vallen, te overbelasten of af te tasten, ook de onze;
- de limieten, regels of beveiliging van Flowplane of van een gekoppelde toepassing te omzeilen;
- Flowplane te kopiëren, door te verkopen of te verhuren, of er een concurrerende dienst mee te bouwen, tenzij we dat schriftelijk overeenkwamen;
- inhoud op te slaan of te versturen die duidelijk onwettig is;
- AI-praktijken toe te passen die de Europese AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689) verbiedt;
- Flowplane te reverse-engineeren, behalve waar de wet dat ondanks deze bepaling toelaat.
Vind je een zwakke plek in de beveiliging van Flowplane, meld die dan aan security@flowplane.eu en geef ons redelijke tijd om ze te verhelpen voor je ze met iemand deelt.
Je bevestigt dat noch jij, noch de gebruikers die je toelaat, onderworpen zijn aan sancties van de Europese Unie of de Verenigde Naties, en dat je Flowplane niet zult gebruiken vanuit, of ten voordele van, een persoon of land waartegen zulke sancties gelden.
Iedereen kan inhoud die in Flowplane is opgeslagen en die hij of zij onwettig acht, melden aan abuse@flowplane.eu, met vermelding van waar de inhoud staat en waarom ze onwettig is. We behandelen meldingen zorgvuldig en zonder onnodige vertraging. We mogen inhoud die duidelijk onwettig is blokkeren of verwijderen, en we laten de betrokken klant weten wat we deden en waarom, tenzij de wet dat verbiedt. Dit adres is ook ons centraal contactpunt voor autoriteiten, de Europese Commissie en gebruikers onder de verordening digitale diensten (Digital Services Act, Verordening (EU) 2022/2065). We communiceren in het Engels en het Nederlands.
8. Abonnementen, prijzen en betaling
8.1 Prijzen zijn in euro en exclusief btw. Ze staan op https://flowplane.eu/nl/pricing/ en in de console. Een Company-abonnement wordt geprijsd per actieve persoon per maand, zoals daar uitgelegd: een persoon telt mee wanneer hij of zij zich die maand aanmeldde of als zichzelf werkte in de werkruimte. Agents, serviceaccounts en uitnodigingen waar niemand op inging, tellen nooit mee.
8.2 Betalende abonnementen worden vooraf per maand of per jaar gefactureerd. Gebruik boven de gedeelde bundel van een abonnement (bijvoorbeeld aanroepen van tools of tunnelverkeer) wordt gefactureerd na de maand waarin het plaatsvond. We verwittigen de eigenaar en de beheerders voor een bundel opgebruikt is, en we sluiten een werkruimte niet af omdat ze erover ging. We mogen wel een afzonderlijke agent of sleutel vertragen of pauzeren wanneer het verkeer ervan de stabiliteit van Flowplane of het gebruik door andere klanten bedreigt. We laten dat de eigenaar en de beheerders onmiddellijk weten, en heffen de maatregel op zodra het verkeer weer normaal is.
8.3 Je betaalt via de betaalmethode die je toevoegt in de console (SEPA-domiciliëring, kaart, Bancontact of iDEAL, via onze betaaldienstverlener) of via overschrijving wanneer we dat overeenkomen. Facturen worden verstuurd per e-mail of via Peppol en zijn betaalbaar binnen 30 dagen na hun datum, tenzij de factuur een andere termijn vermeldt.
8.4 Voor klanten die een onderneming zijn: wordt een factuur niet tijdig betaald, dan brengt het bedrag vanaf de vervaldag van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling interest op tegen de rentevoet van de Belgische wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het onbetaalde bedrag met een minimum van €40. Is een factuur 14 dagen na een herinnering nog altijd niet betaald, dan mogen we de betalende functies opschorten tot ze betaald is. We verwijderen geen gegevens wegens laattijdige betaling zonder de kennisgeving uit artikel 13.
8.5 Klachten over een factuur moeten ons schriftelijk bereiken binnen 14 dagen na de factuurdatum. Daarna geldt de factuur als aanvaard, tenzij het gaat om een fout die een zorgvuldige klant niet kon opmerken.
8.6 We mogen onze prijzen wijzigen. Een wijziging geldt voor jou vanaf je volgende factuurperiode die minstens 30 dagen nadat we je erover inlichtten begint. Aanvaard je de wijziging niet, dan mag je je abonnement beëindigen voor ze ingaat.
8.7 Vooraf betaalde prijzen worden niet terugbetaald wanneer je een abonnement vroegtijdig beëindigt, behalve waar deze voorwaarden of de wet anders bepalen.
9. Je gegevens
9.1 Klantgegevens blijven van jou. Je geeft ons het recht ze op te slaan, te verwerken en door te geven, maar alleen voor zover dat nodig is om Flowplane voor jou te laten werken, om ze te beveiligen en om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.
9.2 Voor persoonsgegevens in klantgegevens treden we op als je verwerker. De verwerkersovereenkomst in bijlage 1 is van toepassing en maakt deel uit van deze voorwaarden. Voor de account-, facturatie- en websitegegevens die we voor onze eigen doeleinden gebruiken, zijn we verwerkingsverantwoordelijke, zoals beschreven in de privacyverklaring.
9.3 Flowplane draait in de Europese Unie. We geven geen klantgegevens door buiten de Europese Economische Ruimte. Connectoren en agents sturen gegevens naar de toepassingen en AI-aanbieders die je kiest (artikel 6.4); waar die zich bevinden, is een zaak tussen jou en hun leveranciers.
9.4 Eigenaars kunnen een werkruimte op elk ogenblik exporteren en de verwijdering ervan aanvragen in de console. De verwijdering gebeurt 14 dagen na de aanvraag, tenzij de eigenaar vraagt ze onmiddellijk uit te voeren. Back-ups verlopen binnen 35 dagen daarna.
9.5 We mogen anonieme, samengevoegde cijfers over het gebruik van Flowplane (zoals aantallen aanroepen of connectoren) gebruiken om de dienst te laten werken en te verbeteren. Die cijfers identificeren nooit jou, je gebruikers of de inhoud van je gegevens.
9.6 Je bent verantwoordelijk voor een rechtsgrond voor de persoonsgegevens die jij, je gebruikers en je agents via Flowplane versturen of erin opslaan, en voor het informeren van de personen op wie ze betrekking hebben.
10. Beschikbaarheid en ondersteuning
10.1 We streven ernaar Flowplane altijd beschikbaar te houden, maar we garanderen geen ononderbroken of foutloze werking, tenzij we schriftelijk een serviceniveau overeenkwamen. We mogen de dienst onderbreken voor onderhoud. Gepland onderhoud kondigen we aan in de console of per e-mail wanneer dat redelijkerwijs kan, en we voeren het waar mogelijk uit op rustige uren.
10.2 Ondersteuning gebeurt per e-mail via support@flowplane.eu op Belgische werkdagen, binnen een redelijke termijn.
10.3 Treft een beveiligingsincident je werkruimte aanzienlijk, zoals onbevoegde toegang tot haar gegevens of een ernstige verstoring van de dienst, dan verwittigen we de eigenaar en de beheerders zonder onnodige vertraging, en uiterlijk binnen 24 uur nadat we er kennis van kregen, ook in het weekend en op feestdagen. Binnen 72 uur sturen we een update en binnen een maand een eindverslag met de oorzaak, de gevolgen en de genomen maatregelen. Zo kunnen klanten die onder de NIS2-richtlijn vallen hun eigen meldingstermijnen halen. Voor inbreuken in verband met persoonsgegevens geldt daarnaast bijlage 1.
11. Intellectuele eigendom
11.1 Flowplane, de software, de documentatie, de naam en de logo’s behoren toe aan ons of aan onze licentiegevers. Zolang je abonnement loopt, krijg je een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om Flowplane te gebruiken voor de doeleinden van je eigen organisatie, binnen deze voorwaarden. Opensourceonderdelen hebben hun eigen licenties, die voor die onderdelen voorrang hebben.
11.2 Als je ons ideeën of suggesties bezorgt, mogen we die vrij gebruiken, zonder enige verplichting tegenover jou.
11.3 We vermelden je alleen als klant, of gebruiken je logo alleen, met je schriftelijke toestemming.
12. Vertrouwelijkheid
Elke partij behandelt de niet-openbare informatie van de andere partij die ze onder deze voorwaarden ontvangt als vertrouwelijk, gebruikt ze alleen om deze voorwaarden uit te voeren, en deelt ze alleen met personeel, onderaannemers en adviseurs die ze nodig hebben en aan dezelfde vertrouwelijkheid gebonden zijn. Dit geldt niet voor informatie die openbaar is of wordt zonder fout van de ontvangende partij, die ze al had of zelfstandig ontwikkelde, of die ze moet bekendmaken op grond van de wet of een rechterlijke beslissing (na de andere partij te verwittigen waar de wet dat toelaat). Deze verplichting loopt tot vijf jaar na het einde van de overeenkomst, en zolang de informatie een bedrijfsgeheim blijft.
13. Duur, opschorting en beëindiging
13.1 Deze voorwaarden gelden vanaf het ogenblik dat je ze aanvaardt tot je laatste werkruimte verwijderd is en je account afgesloten is.
13.2 Maandabonnementen worden elke maand verlengd en jaarabonnementen elk jaar. Je kunt een abonnement beëindigen of naar een ander abonnement overstappen in de console; de wijziging gaat in aan het einde van de lopende factuurperiode. Consumenten kunnen een jaarabonnement na het eerste jaar op elk ogenblik beëindigen met een opzegtermijn van één maand.
13.3 Wij kunnen een abonnement beëindigen met een opzegtermijn van 30 dagen, per e-mail aan de eigenaar en de beheerders.
13.4 Elke partij kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij schriftelijke kennisgeving als de andere partij ze ernstig schendt en de tekortkoming niet herstelt binnen 30 dagen na een schriftelijke kennisgeving die ze beschrijft, of als de andere partij failliet verklaard wordt of haar activiteiten stopzet.
13.5 We mogen een werkruimte, een account, een agent of een sleutel zonder voorafgaande kennisgeving opschorten als dat nodig is om een beveiligingsincident, misbruik of een ernstige schending van artikel 7 te stoppen, of als de wet of een overheid dat vereist. We beperken de opschorting tot wat nodig is, laten je zo snel mogelijk weten waarom, en heffen ze op zodra de reden verdwenen is.
13.6 Na het einde heb je 30 dagen om je gegevens te exporteren, tenzij het einde volgt op een aanvraag tot verwijdering. Na die 30 dagen verwijderen we de werkruimte zoals beschreven in artikel 9.4.
13.7 We mogen een gratis werkruimte waarin zich 12 maanden lang niemand heeft aangemeld verwijderen, nadat we de eigenaar en de beheerders minstens 30 dagen vooraf per e-mail hebben verwittigd. Een aanmelding binnen die periode houdt de werkruimte in stand.
13.8 Artikelen 8 (voor bedragen die nog verschuldigd zijn), 12, 14, 17 en 18 blijven gelden na het einde van de overeenkomst, net als bijlage 1 zolang we je gegevens bewaren.
14. Aansprakelijkheid
14.1 Onze totale aansprakelijkheid op grond van of in verband met deze voorwaarden is per kalenderjaar beperkt tot het bedrag dat je ons voor Flowplane betaalde in de twaalf maanden voor de gebeurtenis die de schade veroorzaakte. Gebruik je Flowplane gratis, met een gratis abonnement of in de gratis pilot, dan zijn we niet aansprakelijk voor schade die uit dat gebruik voortvloeit.
14.2 We zijn niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, zoals winstderving, omzetverlies, verlies van zaken of goodwill, of vorderingen van derden, noch voor verlies van gegevens dat een back-up aan jouw kant had kunnen voorkomen.
14.3 We zijn niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door gekoppelde toepassingen of hun leveranciers, door handelingen van je gebruikers of agents die je regels toestonden, doordat je aanmeldgegevens en sleutels niet geheim hield, of door gebeurtenissen buiten onze redelijke controle, zoals het uitvallen van netwerken, stroom of aanbieders waarvan we afhangen, oorlog, stakingen of overheidsoptreden.
14.4 Deze beperkingen gelden niet bij bedrog, opzettelijke fout of zware fout, bij overlijden of lichamelijk letsel, of waar de wet niet toelaat de aansprakelijkheid te beperken. Ben je een consument, dan geldt artikel 14 alleen voor zover het Belgische consumentenrecht dat toelaat.
14.5 Je moet ons elke vordering schriftelijk meedelen binnen 12 maanden nadat je de schade vaststelde.
14.6 Klanten die een onderneming zijn, vrijwaren ons tegen vorderingen van derden die voortvloeien uit hun klantgegevens, uit handelingen van hun gebruikers of agents binnen de regels die ze instelden (artikel 6.1), of uit een schending van artikel 5.2, 5.4 of 7 door henzelf, hun gebruikers of hun agents.
15. Wijzigingen aan deze voorwaarden
We mogen deze voorwaarden wijzigen. We laten je een wijziging minstens 30 dagen voor ze ingaat weten, per e-mail aan de eigenaar en de beheerders en in de console, die je dan vraagt de nieuwe versie te aanvaarden. Aanvaard je ze niet, dan mag je je abonnement beëindigen voor de wijziging ingaat, met terugbetaling van wat je vooraf betaalde voor de periode daarna. Wijzigingen die een wet oplegt, of die alleen nieuwe functies betreffen, kunnen sneller ingaan.
16. Consumenten
Deze voorwaarden zijn vooral geschreven voor professioneel gebruik. Gebruik je Flowplane als consument, dan gelden de dwingende regels van het Belgische en Europese consumentenrecht, en die hebben voorrang op alles in deze voorwaarden. Je hebt in het bijzonder 14 dagen na het afsluiten van een betalend abonnement om het zonder opgave van redenen te herroepen, door ons dat te laten weten via hello@flowplane.eu. Vroeg je ons de dienst binnen die 14 dagen al te starten, dan mogen we het deel van de prijs aanrekenen dat overeenstemt met de dagen die je gebruikte.
17. Overige bepalingen
17.1 Deze voorwaarden vormen, samen met de privacyverklaring, de pilotovereenkomst zolang die geldt, en elke bestelling of offerte die we schriftelijk overeenkwamen, de volledige overeenkomst tussen ons over Flowplane. Je eigen aankoop- of algemene voorwaarden zijn niet van toepassing, ook niet als je er in een bestelling naar verwijst.
17.2 Bij strijdigheid tussen deze documenten heeft een schriftelijke overeenkomst die door beide partijen ondertekend is voorrang, daarna de pilotovereenkomst, daarna bijlage 1 voor persoonsgegevens, en daarna deze voorwaarden.
17.3 Als een bepaling ongeldig is of niet afdwingbaar, blijft de rest van kracht en vervangen we de bepaling door een geldige die het doel ervan zo dicht mogelijk benadert.
17.4 Een recht niet uitoefenen betekent niet dat jij of wij ervan afzien.
17.5 Je mag de overeenkomst niet aan iemand anders overdragen zonder onze schriftelijke toestemming. Wij mogen ze overdragen aan een vennootschap die Flowplane overneemt, ook een vennootschap die we voor Flowplane oprichten, nadat we je daarvan op de hoogte brachten; maak je bezwaar, dan mag je je abonnement beëindigen.
17.6 Elektronische gegevens, zoals de aanvaarding die bewaard wordt wanneer je een vakje aanvinkt, e-mails en de logboeken van de console, gelden tussen ons als bewijs.
17.7 Deze voorwaarden bestaan in het Engels en in het Nederlands. Verschillen de versies, dan heeft de Engelse versie voorrang, tenzij je een consument bent en de Nederlandse versie voor jou gunstiger is.
18. Toepasselijk recht en geschillen
Het Belgische recht is van toepassing. We proberen elk geschil eerst in der minne te regelen. Lukt dat niet, dan zijn voor klanten die een onderneming zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van onze maatschappelijke zetel bevoegd. Consumenten kunnen zich ook tot de rechtbank van hun eigen woonplaats wenden, en kunnen contact opnemen met de Consumentenombudsdienst (https://consumentenombudsdienst.be).
Bijlage 1: Verwerkersovereenkomst
Deze bijlage is de overeenkomst die artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vereist tussen jou als verwerkingsverantwoordelijke en ons als verwerker, voor de persoonsgegevens in je klantgegevens. Ben je zelf verwerker voor iemand anders, dan zijn wij je subverwerker en geef je deze verbintenissen door.
1. Onderwerp, duur, aard en doel. We verwerken persoonsgegevens alleen om je Flowplane te leveren onder de voorwaarden, zolang je het gebruikt en tot de verwijdering volgens artikel 9.4 van de voorwaarden.
2. Categorieën van gegevens en betrokkenen. Je gebruikers (namen, e-mailadressen, rollen, aanmeldgegevens), personen van wie gegevens via je connectoren passeren of in het geheugen worden opgeslagen (elke categorie die jij of je agents verkiezen te versturen), en het activiteitenlogboek (wie of welke agent welke tool aanriep, wanneer en met welk resultaat; argumenten van aanroepen alleen als sleutelgebonden vingerafdruk (HMAC), nooit hun inhoud). Jij beslist wat er via Flowplane passeert. Stuur geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 AVG) via Flowplane, tenzij je eigen rechtsgrond dat dekt en je nagegaan hebt dat onze maatregelen bij die gegevens passen.
3. Je instructies. We verwerken de gegevens alleen volgens je gedocumenteerde instructies: deze voorwaarden, je instellingen in de console en je schriftelijke verzoeken. Menen we dat een instructie de AVG schendt, dan laten we je dat weten. Verplicht de wet ons gegevens op een andere manier te verwerken, dan laten we je dat eerst weten, tenzij die wet dat verbiedt.
4. Vertrouwelijkheid. Alleen personeel dat toegang nodig heeft om Flowplane te laten werken, heeft die toegang, en het is gebonden aan vertrouwelijkheid.
5. Beveiliging. We nemen de maatregelen uit aanhangsel A en houden ze op een niveau dat bij het risico past. We mogen ze wijzigen, zolang het algemene beschermingsniveau niet daalt.
6. Subverwerkers. Je geeft een algemene toestemming voor de subverwerkers die vermeld staan op https://flowplane.eu/nl/subverwerkers/. We laten je minstens 30 dagen vooraf weten wanneer we er een toevoegen of vervangen, per e-mail aan de eigenaar en de beheerders. Je kunt binnen die periode op redelijke gronden bezwaar maken; kunnen we aan het bezwaar niet tegemoetkomen, dan mag je het betrokken abonnement zonder kosten beëindigen. We leggen elke subverwerker gelijkwaardige verplichtingen op en blijven voor hem verantwoordelijk.
7. Doorgiften. We geven geen persoonsgegevens door buiten de Europese Economische Ruimte, en we kiezen geen subverwerker die dat zou doen.
8. Bijstand. Rekening houdend met wat we kunnen zien en doen, helpen we je bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (de console laat je exporteren, verbeteren en verwijderen), bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en bij het raadplegen van autoriteiten. Bijstand die verder gaat dan de functies van de console, kan tegen kostprijs aangerekend worden als ze aanzienlijke tijd vraagt.
9. Inbreuken in verband met persoonsgegevens. We laten je dat zonder onredelijke vertraging weten, en in elk geval binnen 48 uur nadat we kennis kregen van een inbreuk die je persoonsgegevens treft. We geven je wat we weten over de aard ervan, de betrokken gegevens en personen, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen maatregelen, en vullen dat aan naarmate we meer te weten komen.
10. Einde van de verwerking. Wanneer je werkruimte verwijderd wordt, verwijderen we de persoonsgegevens zoals beschreven in artikel 9.4 van de voorwaarden, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren. Je kunt ze eerst exporteren. We bevestigen de verwijdering met een ontvangstbewijs dat vermeldt wat verwijderd werd en wanneer.
11. Audits. We stellen de informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat we deze bijlage naleven, met inbegrip van documentatie over onze maatregelen en onze subverwerkers. Je mag eenmaal per jaar, of na een inbreuk, een audit laten uitvoeren, door jezelf of door een onafhankelijke auditor die aan vertrouwelijkheid gebonden is, op jouw kosten en met een vooraankondiging van minstens 30 dagen, tijdens de kantooruren en zonder toegang tot gegevens van andere klanten.
12. Aansprakelijkheid. Artikel 14 van de voorwaarden is van toepassing op deze bijlage, behalve waar de AVG dat niet toelaat.
Aanhangsel A: Technische en organisatorische maatregelen
- Flowplane draait in datacenters in de Europese Unie, op infrastructuur die voor ons in België beheerd wordt, met versleutelde back-ups die in de Europese Unie bewaard worden.
- Al het verkeer van en naar Flowplane is versleuteld met TLS. Diensten binnen Flowplane praten met elkaar via TLS, met certificaten van onze eigen certificeringsinstantie.
- Opgeslagen aanmeldgegevens zijn versleuteld met een sleutel die alleen aan je werkruimte toebehoort, bewaard in een afzonderlijk sleutelbeheersysteem waarvan de hoofdsleutel beschermd wordt door een externe sleutelbeheerdienst in de Europese Unie. Geheugenitems worden verzegeld met sleutels per kluis voor ze opgeslagen worden. Schijven en volumes zijn versleuteld.
- Agents en gebruikers bereiken toepassingen alleen via de regels die je instelt. Goedkeuring door een persoon kan per handeling vereist worden.
- Elke aanroep en elke wijziging in de console wordt vastgelegd in een activiteitenlogboek met een hashketen, zodat latere wijzigingen aan het logboek opgemerkt kunnen worden. Argumenten van aanroepen worden alleen opgeslagen als sleutelgebonden vingerafdruk (HMAC).
- Elke dienst heeft zijn eigen identiteit en alleen de rechten die hij nodig heeft, in de cluster, in de database, in de sleuteldienst en in het netwerk (standaard alles geweigerd).
- Toegang door ons personeel tot de productieomgeving vereist persoonlijke accounts, sterke authenticatie en goedkeuring door een tweede persoon voor gevoelige handelingen, en wordt gelogd.
- Er worden dagelijks back-ups gemaakt, met continue archivering van de database, bewaard op een afzonderlijke locatie die verwijderen tijdens de bewaartermijn verhindert, en hoogstens 35 dagen bijgehouden.
- Bij de verwijdering van een werkruimte worden eerst haar sleutels vernietigd, waardoor haar opgeslagen aanmeldgegevens en geheugen onleesbaar worden, ook in back-ups; daarna worden haar gegevens verwijderd en wordt een ontvangstbewijs bijgehouden.
- Onze eigen logs en foutrapporten bevatten geen namen, argumenten of geheimen.